Rechnung schreiben in Österreich

In Österreich schreibst du eine Rechnung, wenn du als Unternehmer:in Lieferungen oder sonstige Leistungen abrechnest – insbesondere an andere Unternehmer:innen. Die Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten (bzw. die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen), eine fortlaufende Nummer tragen und innerhalb der gesetzlichen Fristen ausgestellt werden. Details und Ausnahmen kläre mit Steuerberatung oder WKO/USP.

Wann brauchst du eine Rechnung?

Nach den Informationen der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) ist die Rechnungsausstellung unter anderem Pflicht, wenn Umsätze an andere Unternehmer:innen für deren Unternehmen erbracht werden. Auch in weiteren Fällen (z. B. bestimmte Grundstücksleistungen an Nichtunternehmer:innen) kann eine Pflicht bestehen. Die Ausstellung hat in der Praxis oft innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes zu erfolgen – prüfe den aktuellen Stand bei der WKO bzw. deiner Steuerberatung.

Auch wenn keine gesetzliche Ausstellungspflicht greift, verlangt der Alltag oft eine Rechnung: Kund:innen brauchen einen Beleg für Buchhaltung und Vorsteuer, und du brauchst einen nachvollziehbaren Zahlungsnachweis.

Schritt für Schritt: von der Leistung zur Rechnung

1. Leistung und Kunde klären. Was wurde geliefert oder erbracht? An wen? B2B oder Privat?
2. Firmendaten prüfen. Name, Anschrift, UID (falls erforderlich) und Nummernkreis müssen stimmen.
3. Positionen erfassen. Menge, Bezeichnung, Nettobeträge, Steuersätze – klar und nachvollziehbar.
4. Pflichtangaben abhaken. Siehe unseren Artikel zu Pflichtangaben einer Rechnung.
5. Finalisieren und versenden. PDF erzeugen, per E-Mail oder Download zustellen, Zahlungseingang beobachten.

Praxisbeispiel (ohne echte Kundendaten)

Eine Grafikerin liefert im März ein Logo-Paket. Sie stellt im April eine Rechnung mit Leistungszeitraum März, drei Positionen (Konzept, Entwurf, Dateiausgabe), 20 % USt und einer fortlaufenden Nummer aus dem laufenden Jahr. Der Kunde ist Unternehmer – Name, Anschrift und bei Bedarf die UID des Empfängers gehören dazu. So bleibt die Rechnung für Vorsteuer und eigene Buchhaltung nachvollziehbar.

Typische Stolpersteine

• Leistungsdatum fehlt oder weicht vom Rechnungsdatum ab, ohne Hinweis
• Steuersatz und Steuerbetrag nicht klar ausgewiesen
• Nummernkreis lückenhaft oder doppelt vergeben
• Kleinunternehmer-Hinweis fehlt, obwohl keine USt ausgewiesen wird
• Rechnung versendet, aber Zahlungseingang nicht zugeordnet

Weiterlesen

Vertiefe die Formvorschriften unter Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich. Für den Software-Vergleich siehe Rechnungsprogramm Österreich, für EPU Software für EPU sowie Leistungen und Preise.

Quellen

• WKO: Erfordernisse einer Rechnung
• WKO: Umsatzsteuer – Was muss ich auf der Rechnung angeben?
• USP: Kleinbetragsrechnungen